Ce qu’on vous demande souvent.

Certelio suit chaque certification que vous délivrez ou que vous importez, de sa date de délivrance jusqu’à son recyclage. L’outil calcule les échéances, ou reprend celles de votre fichier d’import, vous montre sur un seul écran les titres qui arrivent à échéance dans les 30, 60, 90 ou 180 prochains jours, et peut relancer vos apprenants par e-mail aux jalons que vous choisissez. Résultat : plus aucune échéance ne vous échappe, et votre base d’anciens apprenants peut redevenir une source de revenu plutôt qu’un fichier oublié.

Pour les titres de notre référentiel : SSIAP 1, 2 et 3, TFP APS, SST (MAC), CACES R489 et R486… Ce référentiel est tenu par Certelio : vous n’avez ni titre à créer ni durée à saisir, et l’échéance de chaque titre à durée de validité en est déduite, ou reprise de votre fichier d’import. À l’inscription en ligne, la sécurité et l’incendie sont ouverts aujourd’hui ; le secourisme et le BTP arrivent bientôt. L’habilitation électrique H0B0 figure au référentiel, mais n’est pas proposée à l’inscription en ligne.

Voici précisément ce qui les protège. Les données de chaque organisme sont cloisonnées dans la base de données elle-même. Données et documents sont hébergés dans l’Union européenne, et l’application s’exécute à Francfort. Les e-mails de la plateforme elle-même (création de compte, mot de passe oublié) sont acheminés par notre prestataire Resend, qui en reçoit donc le contenu ; les e-mails à vos apprenants, eux, partent du canal d’envoi que vous configurez vous-même. Notre politique de confidentialité et notre accord de sous-traitance (DPA) nomment chacun de nos prestataires, son rôle et sa localisation, et disent comment sont encadrés les transferts hors de l’Union européenne. Chaque titre délivré est scellé : son contenu et son empreinte ne peuvent plus être modifiés, et il se vérifie en ligne par QR code — les documents de formation (conventions, convocations, attestations), eux, peuvent être régénérés. Enfin, nous ne traitons les données de vos apprenants que sur vos instructions : c’est écrit dans ce même accord de sous-traitance.

Vous créez votre espace vous-même, en ligne (aujourd’hui pour la sécurité et l’incendie), puis vous importez votre base existante (voir « Puis-je importer mes apprenants existants ? »). Vous voyez vos recyclages dès que l’import est fait, sans projet de déploiement.

Pas au quotidien : les échéances sont calculées, ou reprises de votre fichier d’import, sans formule de tableur à entretenir, et l’interface est volontairement sobre. Une étape demande un peu d’attention au départ : configurer votre adresse d’envoi des e-mails.

C’est précisément là que Certelio prend tout son sens. Plus votre base est grande, plus le suivi manuel devient risqué — et plus le potentiel de recyclage est important. Le calcul des échéances est le même quel que soit le nombre d’apprenants. Les formules vont jusqu’à 750 apprenants ; au-delà, la formule Entreprise est sur devis.

Oui, et c’est même la première étape recommandée. Vous importez votre base actuelle — apprenants, titres détenus, dates de délivrance — depuis un fichier CSV ou Excel. Certelio en déduit aussitôt les échéances de recyclage — ou reprend celles que votre fichier indique — et vous montre qui doit se recycler, et quand. Vous n’avez rien à recalculer à la main.

Plusieurs sites, oui : ce sont les lieux de formation d’un même organisme. Dès que vous en avez deux, chaque session peut être rattachée à un site, la liste des sessions se filtre par site, et vous pouvez limiter un compte aux sites qu’il gère. Plusieurs entités juridiques, non : un espace Certelio correspond à un seul organisme, avec une seule identité légale.

Oui, une fois que vous les avez activées : tant que vous ne l’avez pas décidé, rien ne part. Vous choisissez les jalons (90, 60 et 30 jours avant l’échéance par défaut), vous pouvez adapter le texte du message, l’employeur est prévenu aussi sauf si vous le désactivez, et, avant d’activer, vous voyez ce qui partirait au prochain envoi. Ensuite, les relances partent seules, par e-mail, depuis votre propre canal d’envoi, sans validation message par message. La relance renvoie l’apprenant vers son espace personnel ; elle ne lui propose pas de session précise. Un apprenant sans adresse e-mail n’est pas relancé.

Leur appréciation revient à l’auditeur, et nous ne pouvons pas la garantir à sa place. Ce que Certelio vous donne : des documents produits à votre charte, datés, rattachés à la bonne session et, pour les documents nominatifs, au bon apprenant, pour que vous les retrouviez sans chercher. Les titres délivrés, eux, sont scellés et vérifiables en ligne.

Oui. Vos données vous appartiennent, c’est écrit dans nos CGU. Depuis Paramètres › Imports & Exports, un administrateur télécharge une archive qui contient un fichier CSV par table exportée — apprenants, sessions, inscriptions, titres, factures, émargements… — et une note qui dit ce qu’elle contient. Elle ne contient pas tout : les formateurs, les salles et les sites, les avoirs, les devis et le CRM, entre autres, n’y figurent pas. Les documents PDF se téléchargent à part, par lots. Si une table est très volumineuse, l’archive est tronquée et la note le signale.